Daten- und Prozessautomatisierung: Herausforderungen, Reifegrad und Geschäftsauswirkungen

Die wichtigsten Erkenntnisse:

• Ohne Automatisierung geht es nicht mehr – besonders wenn Ihr Unternehmen auf SAP® basiert. Herausforderungen wie Komplexität, Integration und Stakeholder-Abstimmung lassen sich kaum noch manuell meistern.
• Der Wert der Automatisierung entwickelt sich mit dem Reifegrad – von Zeit- und Kosteneinsparungen in frühen Phasen bis hin zu verbesserter Agilität, Widerstandsfähigkeit und Wettbewerbsvorteilen auf höheren Ebenen.
• Datenqualität und Governance sind entscheidend. Ohne saubere, kontrollierte Daten können Initiativen zur Automatisierung beeinträchtigt werden, was sich auf Ihre Geschäftsergebnisse und KI-Initiativen auswirkt.

Daten- und Prozessautomatisierung galt früher als Luxus – diese Zeiten sind vorbei. Heute ist die Einführung von Automatisierung eine Notwendigkeit, besonders wenn Ihr Unternehmen auf SAP® läuft.

Der Weg zur Automatisierungseinführung und -reife ist jedoch mit Herausforderungen in Bezug auf Integration, Komplexität und mehr verbunden.

Lassen Sie uns die wichtigsten Herausforderungen bei der Einführung von Daten- und Prozessautomatisierung genauer betrachten. Wir beleuchten auch den Zusammenhang zwischen Automatisierungseinführung, Reife und Geschäftswert und erläutern die wichtigsten Vorteile, die Sie auf Ihrem Weg erschließen werden.

Top 5 Herausforderungen bei der Einführung von Daten- und Prozessautomatisierung

In Zusammenarbeit mit der Americas’ SAP Users’ Group (ASUG) haben wir eine Umfrage unter SAP-Kunden durchgeführt, um deren Automatisierungsplanung, Herausforderungen und Chancen zu untersuchen. Die Studie ergab, dass nur 5% der Unternehmen einen “sehr hohen” oder “hohen” Automatisierungsgrad erreicht haben.

Fast die Hälfte der Befragten (47%) gab einen “mittleren” Automatisierungsgrad an, was bedeutet, dass sie derzeit eine Mischung aus automatisierten und manuellen SAP-Prozessen haben. Viele dieser Kunden ermöglichen es ihren Geschäftsinhabern oder Datenverantwortlichen, die eng mit Daten und Prozessen arbeiten, Automatisierungslösungen als Citizen Developer für ihre Geschäftsbereiche zu entwickeln.

Bestimmte Geschäftsprozesse eignen sich besonders gut für die Automatisierung, darunter Massendatenverwaltungsprozesse wie das Abfragen und Aktualisieren von SAP-Stammdaten. Komplexe, datenintensive Geschäftsprozesse mit mehreren Beteiligten innerhalb einer Organisation sind jedoch deutlich schwieriger zu automatisieren – wie beispielsweise die Festlegung von Geschäftsregeln für den Prozess.

Letztendlich gibt es fünf Kern-Herausforderungen bei der Erweiterung Ihrer Geschäftsdatenverwaltung und Workflow-Prozessautomatisierung, die Ihre Geschäftsanwender betreffen:

1. Komplexität der Geschäftsprozesse und Daten

Eine der größten Herausforderungen bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen und Datenverwaltung ist deren inhärente Komplexität.

SAP ERP-Stammdatenprozesse sind beispielsweise komplex und oft sehr datenintensiv. Traditionell werden diese Prozesse durch langsame, fehleranfällige und unkontrollierte manuelle Datenverwaltung gesteuert.

Während einige Aktivitäten leichter zu automatisieren sind (beispielsweise die Verwaltung von Massendaten), ist dies bei anderen deutlich schwieriger – Prozesse & Daten, die noch daten- und geschäftsregelintensiver sind und mehrere Stakeholder in Ihrer Organisation einbeziehen.

Die Festlegung der erwarteten Geschäftsregeln für diese komplexen Prozesse kann eine erhebliche Hürde darstellen.

2. Integration mit bestehenden Systemen

Die Integration von Automatisierungslösungen mit bestehenden Geschäftsprozessen und mehreren Datenquellsystemen, die zugehörige Daten enthalten, ist eine weitere große Herausforderung.

Viele Organisationen haben Schwierigkeiten, von der manuellen Verwaltung von Prozessen über mehrere Benutzeroberflächen und Systeme hinweg zur Automatisierung überzugehen – besonders wenn Daten aus anderen Quellsystemen wie Salesforce, ServiceNow oder Ihrem MDM-System zusammen mit SAP-Systemdaten verwendet werden.

Diese Komplexität kann durch einen fallweisen Ansatz zur Automatisierung noch verstärkt werden, was die Schwierigkeit erhöhen kann.

3. Fehlausrichtung zwischen Stakeholdern

Die Fehlausrichtung zwischen technischen und geschäftlichen Stakeholdern in Bezug auf Geschäftsziele, Prozesse und Rollen ist ein häufiges Hindernis für die erfolgreiche Umsetzung der Automatisierung.

Missverständnisse zwischen Teams können dazu führen, dass falsche oder ineffiziente Lösungen entwickelt oder eingeführt werden, was zu Verwirrung und Frustration führt.

Um dies zu vermeiden, müssen Sie sicherstellen, dass alle Stakeholder – insbesondere die entsprechenden Daten- und Prozessexperten – aufeinander abgestimmt sind und ein klares Verständnis der Ziele der End-to-End Prozessautomatisierungs haben.

4. Erstellung eines Business Case

Es kann schwierig sein, Stakeholder davon zu überzeugen, in die Automatisierung für ein bestimmtes Team, eine Organisation oder einen funktionsübergreifenden Geschäftsprozess zu investieren oder diese zu priorisieren.

Deshalb ist ein überzeugender Business Case im Vorfeld wichtig, der den potenziellen Return on Investment (ROI) und die Geschäftsergebnisse der Automatisierung aufzeigt. Dies beinhaltet die Festlegung klarer Ziele und die Messung von Verbesserungen innerhalb des Leistungsberichts in Ihrer Automatisierungsplattform.

Bedenken Sie auch, dass die Prioritäten der Stakeholder in Ihrer Organisation je nach ihrer Rolle und dem allgemeinen Stand der Automatisierungsreife variieren können.

Was bedeutet das genau? Lesen Sie im Folgenden mehr über das Automatisierungsreifemodell und erfahren Sie, wie Sie Ihren Business Case auf verschiedene Stakeholder zuschneiden können – unter Berücksichtigung ihrer Position in der Organisation und ihrer spezifischen Wertvorstellungen.

5. Datenqualität und Governance

Schlechte Datenqualität und Governance können Ihre Automatisierungsbemühungen erheblich beeinträchtigen. Es ist entscheidend, dass Daten genau & konsistent sind und den Geschäftsregeln und behördlichen Verfahren entsprechen, um eine erfolgreiche Automatisierung zu gewährleisten.

Ohne saubere und validierte Daten können Ihre Automatisierungsvorteile stark gemindert werden. Und das ist heute wichtiger denn je, da viele Organisationen versuchen, ihre Initiativen zur Nutzung künstlicher Intelligenz (KI) auf den Weg zu bringen.

Geschäftlicher Nutzen der Aufgaben- und Prozessautomatisierung

Trotz der Herausforderungen, die wir behandelt haben, ist der geschäftliche Nutzen der Aufgaben- und Prozessautomatisierung unbestreitbar – und es gibt einen interessanten Trend in der Art und Weise, wie sich der Wert der Automatisierung verschiebt, wenn die Reife und Einführung von Automatisierungsstrategien innerhalb von Organisationen wächst.

Um dies näher zu betrachten, lassen Sie uns zunächst einige der wichtigsten Vorteile der Aufgaben- und Prozessautomatisierung durchgehen:

1. Erhöhte Effizienz und Produktivität

Die Aufgabenautomatisierung für Datenverantwortliche beinhaltet den Einsatz von No-Code/Low-Code-Automatisierungstools oder -Plattformen, um zeitaufwändige oder monotone Aufgaben zu erledigen, den Bedarf an menschlichen Interventionen zu reduzieren und Zeit für höherwertige Aufgaben freizumachen.

Dies führt zu mehr Effizienz und Produktivität in Ihrer gesamten Organisation. Die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben wie Dateneingabe oder Terminplanung kann beispielsweise erheblich Zeit sparen und Fehler reduzieren.

2. Kosteneinsparungen

Automatisierung kann zu erheblichen Kosteneinsparungen führen, indem sie den Bedarf an manueller Arbeit reduziert und Fehler vermeidet. Durch die Optimierung von Prozessen und die Beseitigung von Ineffizienzen können Sie die Betriebskosten senken und Ihre Bilanz verbessern.

3. Verbesserte Datenqualität und Compliance

Die Automatisierung der Datenverwaltung gewährleistet, dass Ihre Daten genau und konsistent erstellt und gepflegt werden.

Dies verbessert die Datenqualität und die Einhaltung von Geschäftsregeln und regulatorischen Anforderungen. Automatisierungsplattformen wie Automate Evolve ermöglichen es Ihnen beispielsweise, wichtige Datenbestände schneller zu erstellen und zu pflegen und gleichzeitig sicherzustellen, dass Ihre Daten den Geschäftsregeln entsprechen.

4. Verbesserte Geschäftsagilität

Automatisierung erhöht die Agilität Ihres Unternehmens, indem sie es Ihnen ermöglicht, schnell auf Marktveränderungen und Störungen zu reagieren. Auf höheren Ebenen der Automatisierungsreife können Sie Ihre Agilität nutzen, um während Marktstörungen oder wirtschaftlich herausfordernden Zeiten einen Wettbewerbsvorteil zu erlangen.

5. Bessere Entscheidungsfindung

Mit Automatisierung können Sie auf Echtzeitdaten und -erkenntnisse zugreifen. Automatisierte Prozesse liefern genaue und zeitnahe Informationen, die es Führungskräften ermöglichen, fundierte Entscheidungen zu treffen, die das Geschäftswachstum und Innovation vorantreiben.

Die Automatisierungsreife ändert sich mit wachsendem Automatisierungsgrad

Betrachten wir nun die verschiedenen Ebenen der Automatisierungsreife.

Was Sie auf Ihrem Automatisierungsweg entdecken werden, ist, dass Ihre Organisation mit wachsender Automatisierungseinführung neue, unterschiedliche Werte priorisieren wird.

Wir schaffen ein klareres Bild davon, indem wir es nach den fünf oben dargestellten Ebenen aufschlüsseln:

Ebenen 1 & 2

In den ersten beiden Ebenen der Automatisierungsreife konzentrieren Sie sich wahrscheinlich auf einzelne Rollen wie einen Finanzanalysten oder einen Stammdatenspezialisten. Oder Sie priorisieren möglicherweise die Automatisierung von Skripten und Lösungen für Abteilungs-/Teamaktivitäten.

Die Erfolgsmaßstäbe der Automatisierung werden die eingesparte Zeit und/oder gewonnene Effizienz sein. Abteilungsleiter denken bei der Automatisierung oft daran, mit begrenzten Ressourcen mehr Arbeit zu erledigen.

Ebene 3

Hier beginnen Ihre Geschäftsführer, den Planungsfokus auf quantifizierte Geschäftsergebnisse für jeden spezifischen Geschäftsanwendungsfall zu verlagern, den Sie automatisieren. Mit anderen Worten: Was bedeutet Automatisierungserfolg in Bezug auf die geschäftlichen Auswirkungen eines bestimmten Anwendungsfalls?

Wenn Sie beispielsweise die Zeit bis zur Markteinführung eines neuen Produkts um 50-75% reduzieren könnten, was würde dies in Bezug auf Ihren Wettbewerbsvorteil bedeuten, anstatt nur 90% des Aufwands bei der Dateneingabe zu sparen.

Ebene 4

Wenn Sie die vierte Ebene der Automatisierungsreife erreichen, schätzen Geschäftsführer die erhöhte Agilität. Dies ermöglicht es ihnen, auf negative Ereignisse zu reagieren und plötzliche Marktveränderungen zu nutzen (Beispiel: notwendig für Homeoffice während der Pandemie). Auf dieser Ebene der Automatisierungsreife trennt sich die Spreu vom Weizen: Sie nutzen ihre durch Automatisierungsreife gewonnene Geschäftsagilität während Marktstörungen oder wirtschaftlichen Abschwüngen.

Ebene 5

Auf der fünften und letzten Reifeebene ist Automatisierung Teil Ihrer Organisations-DNA. Hier liegt der Schwerpunkt der Wertschöpfung auf der organisatorischen Optimierung. Die dynamische Priorisierung von Menschen, Prozessen und Systemen mit Automatisierung richtet sich darauf aus, die Geschäftsergebnisse für alle Geschäftsbeteiligten zu maximieren. Dies wird zu Ihrem Standardverfahren im Betrieb.

Automatisierung annehmen und Wirkung erzielen

Der Weg zur Daten- und Prozessautomatisierung ist herausfordernd, aber die Vorteile überwiegen bei weitem die Hindernisse.

Indem Sie gängige Herausforderungen angehen und den geschäftlichen Nutzen der Automatisierung nutzen, kann Ihre Organisation größere Effizienz, Kosteneinsparungen, verbesserte Datenqualität, erhöhte Agilität und bessere Entscheidungsfindung erreichen.

Wenn Sie die Herausforderungen annehmen und Ihren Automatisierungsgrad steigern, halten Sie nicht nur mit dem Wettbewerb Schritt – Sie schaffen einen Vorsprung und halten diesen im sich ständig weiterentwickelnden digitalen Zeitalter.

Precisely Automate ist Ihr Schlüssel zur Vereinfachung der Komplexität von SAP-Prozessen und -Aufgaben. Es ist eine Automatisierungsplattform, die den Bedarf an professionellen Entwicklern mindert und schnelle Lösungsentwicklungen ermöglicht.

Das Ergebnis? Die Beseitigung manueller Dateneingabe und damit verbundener Datenqualitätsprobleme, größere Geschäftsagilität und reduzierte Abhängigkeit von überlasteten IT-Teams, die oft als Engpass für eine breite Automatisierungseinführung wirken.

Sind Sie bereit, Ihre Automatisierungsreise zu beginnen und Wirkung in Ihrer gesamten SAP-Landschaft zu erzielen? Erfahren Sie mehr über unsere Automatisierungslösungen und lesen Sie unseren Bericht für einen noch tieferen Einblick in die neuesten Trends und Erkenntnisse von Ihren Kollegen: Automatisierung in SAP® erschließen: 2025 Trends und Herausforderungen.

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