Anwenderbericht:
Compass Group Netherlands spart Tausende von Stunden bei der SAP-Datenverarbeitung mit Precisely Automate Studio
Niederländisches Catering-Unternehmen eliminiert manuelle Prozesse, was zu erheblichen Zeiteinsparungen, weniger menschlichen Fehlern und einer vereinfachten Umstellung auf SAP S/4HANA führt
Aufsetzen von
300 Accounts
in SAP Fiori innerhalb 1 Stunde
Automatisierung mit einer Genauigkeit von
100%
Das IT-Team spart mindestens
50 Stunden ein
Einführung
Compass Group Netherlands ist Teil der Compass Group, einem weltweit führenden Unternehmen im Bereich Food Service, das jährlich Menschen in 45 Ländern mit 5,5 Milliarden Mahlzeiten versorgt. Essen ist die Kernkompetenz von Compass und das Unternehmen ist stolz auf seine Möglichkeiten, Kunden eine breite Palette innovativer Verpflegungslösungen und einen Service von höchster Qualität zu bieten.
Während Catering-Unternehmen in der Regel nicht dafür bekannt sind, datengesteuert zu sein, hebt sich Compass dadurch ab, dass es die aus seinen SAP-Systemen gesammelten Daten nutzt, um die Kundennachfrage vorausschauend zu erkennen und bestmöglich zu befriedigen. Das Unternehmen stellte fest, dass die Modernisierung der SAP-Datenverarbeitung der Schlüssel zur Sicherung seiner Differenzierung auf dem Markt war.
Die Herausforderung
Ruud Jackel, Application Manager bei der Compass Group Netherlands, ist für die Wartung der SAP-Systeme der Region zuständig, die für den Betrieb der Back-End-Prozesse für das Gastronomiegeschäft von zentraler Bedeutung sind. Ursprünglich nutzte sein Team SAP ERP für das Personalwesen und die Gehaltsabrechnung und ein anderes SAP-System, das sie mit einem Team aus einer anderen Region teilten, für das Finanz- und Rechnungswesen. Der system- und regionenübergreifende Prozess führte zu Problemen bei der Verwaltung, und Ruuds Team wusste, dass es einen rationalisierten Prozess brauchte.
“Compass ist ein datengesteuertes Unternehmen, denn wir wollen im Voraus wissen, was unsere Kunden brauchen und es für sie bereithalten”, so Ruud. “Als wir noch mit mehreren Systemen arbeiteten, war das eine Herausforderung, denn dadurch entstanden Datensilos. Wir brauchten eine Lösung, mit der wir die beiden Systeme zusammenführen und dann auf die Branchenlösung SAP for Retail umstellen konnten.”
Die größte Herausforderung für Compass war die Automatisierung komplexer SAP-Prozesse, aber auch die Einrichtung des Systems zur Automatisierung von Daten war eine Herausforderung für sich. Bei der Umstellung auf eine aktualisierte SAP-Lösung musste das Unternehmen Daten aus dem System der anderen Region in die neue Einzelhandelslösung migrieren. Das IT-Team wollte die in SAP integrierte Lösung LSMW (Legacy System Migration Workbench) nicht für die Datenmigration verwenden. “Wir hatten dieses Tool schon früher für Massentransaktionen verwendet, aber es war umständlich und fehleranfällig”, so Ruud.
Industrie
Catering-Unternehmen
Geschäftsumfang:
- 17+ Milliarden Dollar Jahresumsatz (2021)
- 478.000+ Mitarbeiter weltweit
- Serviert 11 Millionen Mahlzeiten pro Tag
Wichtige IT-Systeme:
- SAP ERP 6.0
- SAP BusinessObjects-Lösungen
- SAP Fiori
- SAP Prozess-Orchestrierung
- SAP Customer Activity Repository
Lösung:
“Die Implementierung von Precisely Automate verlief ohne Probleme”, so Ruud. “Wir hatten die korrekten Stamm- und Transaktionsdaten für den Go-Live fertig, und es brauchte keine monatelange Programmierung, um dies zu erreichen. Wir benötigten lediglich eine Tabellenkalkulation und unsere Precisely-Partner, um die Arbeit zu erledigen.”
Ruud Jackel Application Manager
Die Lösung
Compass wusste, dass es eine Lösung brauchte, die nicht nur die Daten automatisieren, sondern auch bestehende Daten von einem System in ein anderes migrieren konnte. Bei der Suche nach geeigneten Lösungen entschied sich Compass für Precisely Automates führende Excel-to-SAP-Lösungsplattform, die es Anwendern ermöglicht, komplexe SAP-Geschäftsprozesse zu automatisieren und Änderungen von Massendaten schnell und einfach vorzunehmen, um die Migration von Stamm- und Transaktionsdaten zwischen Systemen durchzuführen.
Die Automatisierung würde es Compass auch ermöglichen, Geschäftsprozesse zu rationalisieren und die manuelle Dateneingabe zu eliminieren, so dass sich die Mitarbeiter auf vorrangige Aufgaben konzentrieren können.
“Die Implementierung von Precisely Automate verlief ohne Probleme”, so Ruud Jackel. “Wir hatten die korrekten Stammund Transaktionsdaten für den Go-Live fertig, und es brauchte keine monatelange Programmierung, um dies zu erreichen. Wir benötigten lediglich eine Tabellenkalkulation und unsere Precisely-Partner, um die Arbeit zu erledigen.”
“Früher brauchten die Mitarbeiter zwei Tage nach Periodenende, um die Anhänge an die Kunden zu senden, aber mit Automate Studio erledigen wir das jetzt vollautomatisch in zwei Stunden, und es ist immer zu 100 Prozent richtig”
Ruud Jackel, Application Manager
Compass Group Netherlands
Die Ergebnisse
Erhöhte Zeitersparnis
Compass bemerkte sofort, wie viel Zeit eingespart wurde, als die Mitarbeiter von sich wiederholenden, manuellen Aufgaben zur Automatisierung von SAP-Aktivitäten und -Prozessen übergingen. Zum Beispiel konnte ein Mitarbeiter, der vier Tage mit der Vorbereitung der monatlichen Gewinn- und Verlustberichte verbrachte, diese Aufgabe in drei Stunden erledigen, indem er ein Skript in Precisely Automate Studio verwendete.
Während der Einführung von SAP Fiori wollte das Unternehmen den Prozess der Rechnungsvalidierung rationalisieren und musste daher Konten zum neuen Fiori-System hinzufügen. Mit Automate Studio konnte das IT-Team mindestens 50 Stunden einsparen. “Die Daten wurden in eine Tabelle eingegeben, ein Skript in Automate Studio wurde ausgeführt, und innerhalb einer Stunde hatten wir 300 Konten in unserem SAP Fiori-System eingerichtet”, so Ruud Jackel. “Bevor wir mit Precisely gearbeitet haben, hat das 10 Minuten pro Konto gedauert.”
Verbesserte Qualität
Die Automatisierung trug auch dazu bei, das Auftreten von Fehlern in den SAP-Prozessen von Compass drastisch zu reduzieren. Beispielsweise schickte die Catering-Abteilung am Ende eines jeden Monats Rechnungen an die Kunden, mit einer aufgeschlüsselten Liste der Kosten für jedes bestellte Getränk und jedes Essen. Traditionell wurde dieser Prozess von Hand ausgeführt, was die Fehlerquote erhöhte. Mit Automate Studio wurde der Prozess der Erstellung dieser Einzelnachweise drastisch verbessert und die Anzahl der Fehler deutlich reduziert. “Früher brauchten die Mitarbeiter zwei Tage nach Periodenende, um die Anhänge an die Kunden zu senden, aber mit Automate Studio erledigen wir das jetzt in zwei Stunden, voll automatisiert, und es ist immer zu 100 Prozent richtig”, so Ruud Jackel.
Verbesserte Stammdaten
Saubere und genaue SAP-Stammdaten sind für Compass von enormer Bedeutung. Das Unternehmen hat sowohl Stammkunden, die jährliche Veranstaltungen oder Partys planen, als auch einmalige Kunden, die Hochzeiten oder besondere Anlässe planen. Einige dieser Kunden melden sich möglicherweise mehrere Jahre lang nicht mehr. “Wir wollen nicht Tausende von inaktiven Kunden in unserer Datei haben, aber sie aus unseren SAP-Systemen zu löschen, ist eine sehr große Aufgabe”, sagt Ruud Jackel. “Deshalb verwenden wir Automate Studio für die Pflege unserer SAP-Stammdaten. Wir tun dies für Lieferanten, für Kunden und für eine Reihe anderer Projekte wie die Pflege der Verkaufspreise in unseren Kassen.”
Mit Automate Studio kann Compass Reports so programmieren, dass sie nachts ausgeführt werden. Die Finanzabteilung kann zum Beispiel jeden Monat ein Skript ausführen, um die Einzelpostendetails ausgewählter Konten zu extrahieren. “Sie manuell herunterzuladen ist keine Option, weil das zu lange dauern würde”, sagt Ruud Jackel. “Aber mit einer Abfrage in Automate Studio kann das um ein Uhr morgens geschehen. Das stört die anderen Anwender nicht, weil sie schlafen, und “am nächsten Morgen stehen ein paar hunderttausend Zeilen Daten für unser Finanzteam bereit.”
Ein weiterer Vorteil, den Precisely bietet, ist die automatische Fehlerbenachrichtigung, wenn ein Skript ein Problem feststellt. Die Lösung bietet die Flexibilität und einfache Entwicklungsmöglichkeiten, um Fehler oder Pannen in der SAP-Umgebung zu erkennen und zu beheben. “Einmal gab es einen Programmierfehler in einer Schnittstelle, der dazu führte, dass 3000 Rechnungen im Genehmigungsfluss stecken blieben. Wir haben berechnet, dass die manuelle Korrektur der 3000 Rechnungen mehr als 500 Stunden in Anspruch nehmen würde”, sagte er. “Nachdem wir eine halbe Stunde mit den Skriptfunktionen von Automate Studio verbracht hatten, dauerte es insgesamt 10 Stunden, um die Rechnungen zu korrigieren. Die Erstellung des Skripts nimmt überhaupt keine Zeit in Anspruch, und man kann es für diese Art von Pannen verwenden, die sonst viel Zeit und Geld kosten können.”
Künftige Wachstumschancen
Compass profitiert weiterhin von den Vorteilen von Automate Studio, indem es die Funktionen für zusätzliche Zwecke im gesamten Unternehmen nutzt. Vor kurzem wurde ein Projekt zur Verbindung der Lösung mit TOPdesk, der Software für das Servicemanagement, in Angriff genommen. Jetzt kann Compass die Daten von Neueinstellungen aus TOPdesk übernehmen und die Mitarbeiterdaten automatisch in SAP eingeben.
Ruud Jackel schätzt, dass Compass durch diese Automatisierung jedes Jahr weitere 250 Stunden einspart. “Unsere IT-Teams verwenden jetzt ein Skript in Automate Studio, um Bewerberdaten in das SAP-System einzugeben, was sich drastisch auf die Zeit für Stellenangebote und die Einarbeitung neuer Mitarbeiter ausgewirkt hat. Wir sparen wahrscheinlich zwischen 10 und 30 Minuten bei der Verarbeitung der Daten neuer Mitarbeiter. In den vergangenen Jahren haben wir etwa 500 Personen pro Jahr eingestellt – das ist eine enorme Zeitersparnis!”
Das bevorstehende SAP S/4HANA Upgrade für Compass wird eine weitere Gelegenheit sein, bei der sich die IT-Abteilung direkt auf Precisely Automate verlassen kann, um einen Datenmigrationsprozess zu vereinfachen. “Einige Daten müssen von einem SAP-System in ein anderes verschoben werden, und ich weiß, dass Automate Studio auch mit SAP S/4HANA funktioniert. Das wird also ein Projekt sein, bei dem wir uns stark auf Automate Studio verlassen werden, um uns bei der Migration zu helfen”, sagt Ruud Jackel.
Compass ist sich der positiven Auswirkungen bewusst, die die Automatisierung durch den Einsatz von Automate Studio bereits auf ihre Geschäftsprozesse hatte, einschließlich der Automatisierung des Onboardings, der Zeitersparnis, der hohen Datenqualität und der verbesserten internen Effizienz.
Ruud Jackel geht davon aus, dass in Zukunft noch mehr Mitarbeiter aus verschiedenen Bereichen von Precisely Automate profitieren werden. “Precisely Automate ist ein Werkzeug, das von mehreren Kernfunktionen des Unternehmens genutzt werden kann, von der Personalabteilung über die Finanzabteilung, die IT-Abteilung, den Vertrieb, den operativen Bereich, die Beschaffung und viele mehr”, so Ruud Jackel. “Und es ist der Anwender – derjenige, der die SAP-Geschäftsprozesse am besten kennt – der es einfach nutzen kann, um Änderungen in nur wenigen Minuten vorzunehmen.
Precisely Automate Studio
Automate Studio ist die erste Excel-SAP-Lösungsplattform, die Geschäftsanwendern die Automatisierung komplexer SAP-Geschäftsprozesse und damit einfache und schnelle Massendatenänderungen ermöglicht.