Prozessautomatisierung: Compliance-Konformität im Fokus

Compliance und die damit einhergehenden Sorgfaltspflichten gegenüber den Stake-holdern haben im Finanzwesen höchsten Stellenwert. Um die geltenden Richtlinien des Vier-Augen- Prinzips digital zu unterstützen, ist Prozessautomatisierung made by Precisely das Mittel der Wahl eines europäischen Autofinanzierers.

Mangelnde Sorgfaltspflichten gegenüber Kunden und Mitarbeitern können kostspielig sein. Die Kontrollanforderungen an die internen Prozesse eines europäischen Autofinanzierers waren daher von Seiten der internen Revision hoch. Denn die Finanzierungsgesellschaft mit einer Bilanzsumme von elf Milliarden Euro und knapp 1100 Mitarbeitern will ihrer Verantwortung mit strengen Compliance-Richtlinien gerecht werden. Manuelle Prozesse stellten dabei eine Hürde dar.

Herausforderung: Erfassung und Genehmigung von Buchungsbelegen trennen

So lautete eine interne Anforderung, dass alle Buchungsbelege vor der jeweiligen Dateneingabe in das Buchhaltungssystem zu genehmigen waren. Dabei war zu beachten, dass Erfassung und Genehmigung nicht im Verantwortungsbereich ein und derselben Person lagen. Es war jedoch sehr aufwendig, dem autorisierten Genehmiger die Belege jeweils vor ihrer manuellen Erfassung vorzulegen. So kam es immer wieder vor, dass die Genehmigung erst im Nachhinein anhand der gebuchten Belege erfolgte.

Dabei mussten auch zu einem späteren Zeitpunkt der Grund für die Buchung, also z. B. eine Bestellung oder Rechnung, sowie deren Genehmigung nachvollziehbar sein. Wurde eine Rechnung manuell gebucht, musste beispielsweise der Beleg inklusive Bearbeitungsvermerk als Anlage und Nachweis mitgeführt werden. Dies sollte Luftbuchungen, sprich Missbrauch bzw. Betrug, verhindern.

Lesen Sie mehr darüber, wie dieser europäische Automobilfinanzierer Precisely-Software für seine interne Revision verwendet.